Notarizar documentos y obtener actas de matrimonio en Estados Unidos

Que un Notary Public presenció la firma, comprobó con un documento de identidad que quien firmaba era quien decía ser, y lo hizo constar con su sello y su propia firma. Eso es todo lo que certifica. No certifica que lo escrito sea cierto, ni que el documento sea legal, ni que sirva para lo que usted quiere hacer con él. Es una garantía sobre la firma, no sobre el contenido.

Es la carta de siempre —una autorización, un consentimiento, una declaración— firmada delante de un Notary Public, que añade debajo un bloque con su sello. No existe un formato oficial ni un formulario que haya que comprar: el texto lo redacta quien la necesita, y lo que se notariza es la firma que va al final. Es la consulta que más tráfico trae a esta sección y casi siempre viene de alguien a quien un colegio, un banco o un consulado se la ha pedido sin explicarle qué era.

No, y esta es la confusión que más problemas causa. En España y en América Latina, quien autoriza escrituras es un jurista con función pública que redacta el documento, asesora a las partes y da fe de su contenido. Un Notary Public de Estados Unidos no hace nada de eso: no redacta el documento, no asesora y no responde de lo que dice. Solo identifica a quien firma y deja constancia. Por eso un documento notarizado en Estados Unidos no equivale, sin más, a una escritura pública de otro país.

La licencia es el permiso previo: se pide en el condado, tiene una espera legal y caduca si no se usa. El acta —o certificado— es el documento posterior que el registro emite una vez celebrada la ceremonia, y es el que sirve para acreditar que usted está casado ante un banco, una embajada o un registro civil extranjero. Quien necesita demostrar su matrimonio necesita el acta, no la licencia.

El condado de Miami-Dade mantiene un buscador público de registros matrimoniales donde se localiza el expediente por nombre de los cónyuges y fecha aproximada. Encontrarlo en el buscador no es lo mismo que tener el documento: la copia certificada —la que lleva sello y sirve como prueba— se solicita aparte y se paga. Desde fuera de Estados Unidos el trámite se puede hacer a distancia sin presentarse en la oficina.

Estados Unidos no emite certificados de soltería: no existe un registro nacional del estado civil como el que hay en los países de derecho civil. Lo que sí se puede obtener son dos cosas distintas, y conviene preguntar cuál le piden: un Certificate of No Record of Marriage, que es la constancia de que un estado concreto no tiene registrado ningún matrimonio suyo, o una declaración jurada firmada por usted ante un Notary Public. Para usarla fuera del país casi siempre hace falta apostillarla.

Sí. Florida autoriza la notarización remota en línea (RON): la sesión se graba, la identidad se verifica con preguntas y análisis del documento, y el resultado lleva sello electrónico. Tiene la misma validez que la presencial, y es lo que permite resolver el trámite sin viajar a Estados Unidos. Dos advertencias: no todos los documentos la admiten —los testamentos y algunos actos de familia tienen reglas propias— y el organismo que va a recibirlo puede exigir el papel original.

Por sí sola, no. Para que un documento notarizado en Estados Unidos surta efecto fuera, hace falta que una autoridad certifique que ese Notary Public existía y estaba comisionado: eso es la apostilla, y la emite la secretaría del estado. Después, algunos consulados piden además traducción. El propio Notary Public no apostilla: lo que hace es crear la firma que el estado apostillará luego.