Cómo Contratar con el Gobierno Federal de EE. UU. Guía Básica

Introducción

Este documento proporciona un resumen de las principales ideas y pasos para iniciar en la contratación con el gobierno federal de Estados Unidos, según el recurso «The Ultimate Government Contracting Guide for Beginners 2024» presentado por la Dra. KY Marie Parks. El objetivo es guiar a los emprendedores interesados en explorar estas oportunidades.

Requisitos Fundamentales y Puntos Clave

Estructura Legal del Negocio:

Para participar en la contratación federal, es imprescindible tener un negocio legalmente constituido; es importante entender que la forma legal en que se estructura una empresa tiene implicaciones significativas para la contratación con el gobierno federal de EE. UU.. Aquí hay un desglose más detallado de las opciones disponibles y sus características:

• Propietario Único (Sole Proprietorship):

  • Es la forma más simple de estructura empresarial, donde el negocio es propiedad de una sola persona.
  • Para operar como propietario único, se requiere obtener un número de identificación fiscal (Tax ID) del IRS.
  • Esta estructura es relativamente fácil de establecer y es ideal para emprendedores individuales que están empezando.
  • La desventaja es que el propietario es personalmente responsable de las deudas y obligaciones del negocio.

• Sociedad de Responsabilidad Limitada (LLC):

  • Una LLC es una estructura que ofrece una combinación de la simplicidad de una sociedad y la protección de responsabilidad limitada de una corporación.
  • Los dueños de una LLC se llaman «miembros» y no son personalmente responsables por las deudas del negocio.
  • Esta estructura ofrece flexibilidad en cuanto a la gestión y la tributación.

• Corporación S (S Corp):

  • Una Corporación S es una estructura que permite que las ganancias y pérdidas del negocio se transfieran a las declaraciones de impuestos personales de los accionistas.
  • Esto evita la doble tributación que existe en las corporaciones C, donde la empresa paga impuestos sobre sus ganancias y luego los accionistas pagan impuestos sobre los dividendos.
  • Las S Corps tienen ciertas limitaciones en cuanto al número de accionistas y la clase de acciones que pueden emitir.

• Corporación C (C Corp):

  • Una Corporación C es una entidad legal separada de sus propietarios (accionistas).
  • Las C Corps tienen la capacidad de obtener capital más fácilmente, ya que pueden emitir diferentes clases de acciones.
  • La desventaja es que las ganancias de una C Corp están sujetas a doble tributación: la empresa paga impuestos sobre sus beneficios y los accionistas también pagan impuestos sobre los dividendos que reciben.
  • Esta estructura es más adecuada para empresas grandes con planes de crecimiento significativo.

• Consideraciones Adicionales:

  • Nombre Comercial (DBA): Si el nombre de tu empresa es muy específico, como «Trenzas de Brenda,» considera crear un nombre comercial alternativo (DBA, doing business as) que sea más genérico y profesional (por ejemplo, BB Consulting o BB Federal). Esto evitará que los posibles clientes tengan una percepción limitada de los servicios que ofrece tu empresa.
  • Organizaciones sin fines de lucro: Si tienes una organización sin fines de lucro, se recomienda registrarse para contratos federales solo si planeas licitar en oportunidades de grants.gov. De lo contrario, es mejor crear una empresa con fines de lucro para aprovechar las ventajas de la contratación federal.

Es importante elegir la estructura legal que mejor se adapte a tus necesidades y objetivos a largo plazo. Cada tipo de constitución tiene sus propias implicaciones legales, fiscales y operativas. Por lo tanto, es aconsejable buscar asesoramiento profesional para tomar una decisión informada.

Nombre del Negocio:

Si el nombre de la empresa es muy específico (ej., «Trenzas de Brenda»), se sugiere crear un nombre comercial alternativo (DBA, por sus siglas en inglés) que sea más genérico y profesional para no limitar la percepción de los servicios ofrecidos.

Un DBA (Doing Business As), también conocido como nombre comercial o nombre ficticio, es un nombre alternativo que una empresa puede utilizar para operar en lugar de su nombre legal registrado. Este nombre permite a una empresa presentarse al público con un nombre diferente, ya sea por razones de marketing o para no limitar la percepción de los servicios que ofrece. Por ejemplo, si una empresa legalmente registrada se llama «Trenzas de Brenda», que es un nombre muy específico, podría utilizar un DBA como «BB Consulting» o «BB Federal» para proyectos de consultoría con el gobierno, evitando así que se le asocie únicamente con el servicio de trenzado de cabello y abriendo oportunidades a otro tipo de contratos. Otro ejemplo, si tienes una empresa que se llama «Servicios de Jardinería de Don José», puedes registrar un DBA como «Servicios Ambientales del Norte» para que al licitar con el gobierno, no te encasillen solamente en jardinería, sino que también te consideren para otros servicios relacionados con el medio ambiente. En resumen, un DBA permite a una empresa operar bajo un nombre más amplio y profesional sin necesidad de crear una nueva entidad legal.

En relacion con las organizaciones sin Fines de Lucro: Para las organizaciones sin fines de lucro, se recomienda registrarse para contratos federales solo si se planea licitar en oportunidades de grants.gov. De lo contrario, es mejor crear una empresa con fines de lucro para aprovechar las ventajas de la contratación.

Dirección Física:

La exigencia de una dirección física para las empresas que desean licitar con el gobierno de los Estados Unidos se debe a la necesidad de asegurar que las compañías tengan una presencia real y no sean simplemente entidades virtuales. El gobierno requiere una dirección donde se puedan llevar a cabo reuniones y se pueda verificar la existencia física del negocio, lo cual no es posible con un apartado postal o una dirección virtual. Esta medida busca garantizar la transparencia y la seriedad de las operaciones de las empresas que buscan contratos gubernamentales. La Dra. Parks menciona que la dirección física puede ser una casa, un apartamento, una casa móvil o una oficina, siempre y cuando sea un lugar donde la empresa pueda tener encuentros y ser verificable. Esta dirección es necesaria para completar el registro en SAM.gov, que es el primer paso para buscar oportunidades de contratación. En esencia, la dirección física es un requisito fundamental para demostrar que la empresa es una entidad real y establecida, y no una mera fachada.

Cuenta Bancaria Empresarial:

Relación con un Banco: Es recomendable tener una buena relación con un banco, ya que estos están más dispuestos a trabajar con nuevas empresas.

Registro en SAM.gov:

Herramienta Esencial: SAM.gov es la herramienta principal para buscar oportunidades de contratación. Se aconseja explorarla a fondo. Buscar en SAM.gov es una de las mejores herramientas de las que debes aprovecharte ahora mismo.

Registro Inicial: Durante el registro, se solicitará información como la dirección física, número de identificación fiscal, correo electrónico empresarial (puede ser Gmail, Outlook, etc., inicialmente) y número de teléfono.

Número UEI y Código CAGE:

Después del registro, se emite un número UEI (Identificador Único de Entidad) y, tras la verificación, un código CAGE. Este proceso puede tardar días o semanas.

Estrategias de Negocio:

Especialista vs. Emprendedor:

Inicialmente, uno puede enfocarse como especialista en un área específica (ej., diversidad e inclusión), pero a largo plazo, adoptar una mentalidad de emprendedor abre más oportunidades. «Cuando eres emprendedor y tienes esa mentalidad, el mundo es tu océano. Hay muchas oportunidades por las que puedes licitar.»

Diversificación:

Al igual que Amazon, que comenzó vendiendo libros y ahora vende todo tipo de productos, es posible diversificar los servicios y productos ofrecidos al gobierno.
Financiamiento y Ejecución de Contratos: Desafío: El mayor desafío en la contratación con el gobierno no es ganar los contratos, sino financiarlos y ejecutarlos.

Opciones de Financiación:

Se deben investigar opciones de financiación, como créditos, tarjetas de crédito o préstamos de familiares y amigos.

Márgenes de Ganancia:

Los márgenes de ganancia en la contratación con el gobierno federal de EE. UU. pueden ser atractivos para los emprendedores. Si bien ganar un contrato es un paso, la financiación y la ejecución del mismo representan los mayores desafíos. No obstante, una vez superada esta etapa, las ganancias pueden ser importantes. Los márgenes de ganancia elevados demuestran el potencial de rentabilidad que existe en este sector, aunque no todos los contratos tendrán los mismos beneficios. Es fundamental investigar y evaluar cuidadosamente cada oportunidad para asegurar la viabilidad financiera del contrato. Adicionalmente, se debe tener en cuenta que el gobierno no retiene impuestos de los pagos; esta responsabilidad recae en el contratista. Por lo tanto, es recomendable usar plataformas de contabilidad y contar con un contador o tenedor de libros para manejar adecuadamente las finanzas y las obligaciones tributarias.

Impuestos:

El gobierno no retiene impuestos; es responsabilidad del contratista gestionarlos y para ello se recomienda usar plataformas como QuickBooks y contar con un contador o tenedor de libros.

Pequeñas Empresas:

Elegibilidad:

Al registrarse como una empresa con fines de lucro, la mayoría califica automáticamente como pequeña empresa, lo que las hace elegibles para los set-asides (contratos reservados para pequeñas empresas).

Cuando te registres en SAM.gov con una organización con fines de lucro, automáticamente te convertirás en una pequeña empresa. Serás elegible para el set-aside total para pequeñas empresas.

Competencia:

Si bien hay muchas empresas registradas en SAM.gov, no todas licitan activamente. Esto reduce la competencia real.

Proceso de Licitación y Aprendizaje Continuo:

Familiarización:

Es importante familiarizarse con los documentos de licitación (PDF, Word, Excel) y el proceso de lectura y escritura involucrado.

Aplicación y Ajuste:

El éxito en la contratación federal se basa en aprender, aplicar y ajustar constantemente.

Licitaciones:

Se aconseja licitar con frecuencia para familiarizarse con el proceso.

Recomendaciones Adicionales

Investigación de Mercado:

Es fundamental investigar si los productos o servicios que se ofrecen tienen demanda en el mercado federal de EE. UU.

Asesoría Profesional:

Se recomienda buscar asesoría de expertos en contratación federal para maximizar las oportunidades.

Consideraciones Legales:

Es importante entender las diferencias legales y fiscales entre su pais de origen y EE. UU., especialmente en lo que respecta a los impuestos.

Adaptación Cultural:

Se debe considerar las diferencias culturales en el ambiente de negocios de EE. UU.

Dominio del Idioma:

Es necesario tener un buen nivel de inglés para leer y comprender documentos de licitación y comunicarse efectivamente.

Espero que este articulo sea útil y claro y afiance tu interes en la contratación con el gobierno federal de Estados Unidos. No dudes en ponerte en contacto con nosotros y solicita una cita Aquí.