Apostillar documentos de Estados Unidos para usarlos en otro país

Es un certificado que una autoridad estadounidense añade a un documento para acreditar que la firma y el sello que lleva son auténticos. Nada más: no dice que el contenido sea cierto ni que el documento sea válido para lo que usted quiere hacer con él. Sirve para que los países firmantes del Convenio de La Haya de 1961 acepten el documento sin pasarlo por su consulado. En inglés lo verá como apostille o apostillation.

Solo dos tipos de autoridad. La secretaría de estado del estado que emitió el documento —o donde se firmó ante un Notary Public— apostilla lo estatal: actas de nacimiento, títulos, poderes, documentos de empresa. Y el Departamento de Estado en Washington apostilla lo federal: el certificado de antecedentes del FBI, los documentos del Departamento de Justicia y los expedidos por agencias federales. Un Notary Public no apostilla: lo que hace es crear la firma certificable que después el estado apostilla.

Hay que partir de la copia certificada que emite la oficina de vital records del estado donde ocurrió el nacimiento, con firma del registrador y sello en relieve. Una fotocopia, el certificado decorativo del hospital o un PDF descargado no sirven. Con esa copia en la mano, la apostilla se pide a la secretaría de ese mismo estado, no al estado donde usted vive hoy. Si el nacimiento fue en el extranjero de padres estadounidenses, el documento es un Consular Report of Birth Abroad y ese sí es federal.

Únicamente en el Departamento de Estado de Estados Unidos, en Washington D. C. El Identity History Summary lo emite una agencia federal, así que ninguna secretaría estatal tiene competencia para apostillarlo: si se envía a Florida, a Texas o a cualquier otra, lo devuelven sin tramitar. El expediente federal se abre con el formulario DS-4194.

Depende del tramo, y por eso los plazos que se leen en internet no cuadran nunca. El trámite federal en Washington es el más lento y se mide en semanas; las secretarías estatales suelen ir en días y algunas admiten presentación en ventanilla el mismo día. A eso hay que sumarle lo que tarde en llegar el documento de origen —conseguir el acta o el certificado del FBI es, casi siempre, la parte larga— y el envío internacional de vuelta.

Las dos persiguen lo mismo: que un documento de un país surta efecto en otro. La apostilla es el atajo que crearon entre sí los países del Convenio de La Haya y se agota en un solo sello. La legalización es el camino largo, para países que no están en el convenio: el documento pasa por la autoridad local y después por el consulado del país de destino, con sus tasas y sus tiempos. Lo primero que hay que comprobar es en cuál de los dos casos está el país que va a recibir el documento.

Una fotocopia simple, no. Lo que sí se puede es apostillar una copia certificada emitida por la autoridad que custodia el original, o una declaración firmada ante un Notary Public en la que alguien da fe de que la copia coincide con el original —y ahí lo que se apostilla es la firma, no la copia. Con las traducciones pasa lo mismo: se apostilla la declaración jurada del traductor. Conviene preguntar antes al organismo receptor, porque algunos exigen que la traducción se haga en el país de destino.

Porque quien la va a leer es una entidad de pensiones de otro país, y necesita una prueba verificable de que quien firmó ante un Notary Public en Estados Unidos tenía facultad para hacerlo. La apostilla es lo que cierra esa cadena. Es un trámite anual para la mayoría de los organismos previsionales, y se resuelve sin viajar a Estados Unidos ni presentarse en un consulado.